AVG & Privacy

AVG beleid, ook HR Digitaal gaat vertrouwd om met uw gegevens.

HRdigitaal

Privacy beleid mei 2018 versie 1.1.

HR Digitaal – FARAO HRSlegt in dit document uit wat we met jouw persoonsgegevens doen, die worden vastgelegd in ons digitale HR systeem of als je onze website bezoekt.

  • We omschrijven in dit privacy statement welke activiteiten wij verrichten en met welk doel, hoe we in dat kader uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verwerken en hoe we daarbij voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
  • Met het oog op relevante wetgeving op gegevensbescherming, (met inbegrip van maar niet beperkt tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU Verordening 2016/679) (de “AVG”)), is de verwerkingsverantwoordelijke, FARAO HRS BV statutair gevestigd te Rheden (hierna in dit privacy statement te noemen “FARAO HRS” of “wij”), feitelijk gevestigd aan de Industrieweg Zuid 22-1  te Amerongen (3958 VX). Te bereiken via telefoonnummer 0343 461196, per e-mail via info@hrdigitaal.nl en via de website hrdigitaal.nl
  • HR Digitaal – FARAO HRS levert de volgende diensten: Digitale dossiervorming ten aanzien van HR processen, elearning, registratie en persooncertificering voor de zorg en het onderwijs.
  • Tot HR Digitaal – FARAO HRS behoren ook de activiteiten onder de labels Vakbekwaam In Zorg en Educatienet.
  • Privacy is belangrijk voor ons; we verbinden ons ertoe uw recht op privacy met betrekking tot de verwerking door ons van uw gegevens te beschermen en te waarborgen.
  • Dit privacy statement is van toepassing op de persoonsgegevens die wij verwerken binnen de volgende categorieën: kandidaten en medewerkers (waaronder in dit privacy statement worden begrepen: sollicitanten, vrijwilligers, stagiaires, bij cliënten geplaatste werknemers), cliënten, leveranciers, derden ( zoals werkgevers met wie we contact op zouden kunnen nemen om meer te weten te komen over de registratie van een medewerker) en websitegebruikers.
  • Het is belangrijk u erop te wijzen dat het mogelijk is dat we dit privacy statement kunnen wijzigen. Wij verzoeken u deze pagina op onze website te bezoeken om op de hoogte te blijven van mogelijke veranderingen.
  • De algemene juridische grondslag waarop wij ons baseren voor de verwerking van persoonsgegevens is die voor zowel gebruikers, cliënten en leveranciers van het gerechtvaardigd belang. Verder baseren wij ons op de grondslag ‘noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst’ en ‘toestemming’, waar dit van toepassing is. De in dit privacy statement beschreven activiteiten zijn er op gericht u een zoveel mogelijk toegespitste en efficiënte dienst aan te bieden. U hebt echter steeds het recht bezwaar te maken tegen onze verwerking van je persoonsgegevens op deze gronden.
  • Er is bij onze dienstverlening geen sprake van enige besluitvorming, die uitsluitend gebaseerd is op geautomatiseerde verwerkingen zonder menselijke tussenkomst.
  • In bepaalde omstandigheden zijn we verplicht uw toestemming te verkrijgen voor het verwerken van uw persoonsgegevens met betrekking tot bepaalde activiteiten. Afhankelijk van wat we precies met uw informatie doen, zal deze toestemming steeds zijn gebaseerd op basis van een actieve opt-in handeling van jou. Steeds geldt daarbij het volgende:
    • uw toestemming moet vrij zijn gegeven, dus vrij van enige vorm van druk;
    • u moet weten waar u mee instemt – dus zorgen we ervoor dat we je voldoende informatie geven, onder meer in dit privacy statement;
    • u behoudt de controle over de verwerkende activiteiten waarvoor u toestemming geeft en de verwerkende activiteiten waarvoor u geen toestemming geeft;
    • u hebt altijd het recht om uw toestemming voor deze activiteiten in te trekken door contact met ons op te nemen, of bijvoorbeeld door in een e-mail van ons een unsubscribe-link aan te klikken of een unsubscribe-checkbox aan te vinken
    • De toestemming die u op deze manier geeft of intrekt houden wij bij, tenzij u ons verzoekt al uw gegevens te verwijderen of de wettelijke bewaartermijn is verstreken en wij niet langer gerechtigd zijn de gegevens te bewaren zonder uw toestemming, die geldig is tot 1 jaar na verstrekking.

Beschrijving van verwerkingen van persoonsgegevens door HR Digitaal – FARAO HRS:

Hieronder hebben wij per categorie opgenomen, welke persoonsgegevens wij verwerken, hoe wij deze verwerken, voor welke doelen wij deze nodig hebben, met wie wij mogelijk persoonsgegevens delen, en hoe wij de grondslag per categorie onderbouwen.

Medewerkergegevens:

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van medewerkers van abonnementhouders van onze software ?
In het kader van onze dienstverlening worden van medewerkers persoonsgegevens vastgelegd. Deze zijn nodig om de HR flow binnen uw onderneming digitaal te kunnen ondersteunen, u kunt dan denken aan de gegevens van beoordelings en functioneringsgesprekken, maar ook certficeringsgegevens zoals bijvoorbeeld in het kader van de Wet BIG. Uw contactgegevens worden nooit aan derde partijen ter beschikking gesteld voor marketingdoeleinden. Als u bezwaar hebt tegen het ontvangen van informatie, dan kunt u zich afmelden via onderstaande contactgegevens of via alle beschikbare afmeldmogelijkheden op onze websites.

Als u een profiel invult en/of ons een CV verstrekt, dan worden deze gegevens opgenomen in onze database en ter beschikking gesteld aan de leidinggevenden van de abonnementhouder. We vragen u uitsluitend om details die van belang zijn voor onze dienstverlening, zoals uw naam, leeftijd, contactgegevens, details over uw opleiding, arbeidsverleden, omstandigheden en interesses (en uiteraard kunt je er zelf voor kiezen om nog meer relevante informatie in het systeem HR Digitaal te delen). Wij vertrouwen erop dat u deze gegevens op eigen initiatief up‐to‐date houdt en dat minimaal iedere zes (6) maanden doet, in het bijzonder als uw contactgegevens gewijzigd zijn.

Deze informatie is vereist om als kandidaat ingeschreven te kunnen worden:

  • E-mail adres
  • (Roep)naam

De volgende informatie is optioneel:

  • Achternaam
  • Geslacht (M/V)
  • Geboortedatum
  • Adres
  • Postcode
  • Woonplaats
  • Telefoonnummer
  • Optioneel LinkedIn profiel
  • Curriculum vitae informatie over opleiding, stages en werkervaring, arbeidsverleden, persoonlijke informatie
  • Dienstverband categorie (vast/tijdelijk/stage/vrijwilliger)
  • Vragen/opmerkingen
  • Sekse/gender;
  • Pasfoto in CV
  • Godsdienst (evt. n.a.v. grondslag in advertenties klant)
  • Leeftijd
  • Nationaliteit, staatsburgerschap, geboorteplaats
  • Burgerlijke staat
  • Links naar Social media profielen (LinkedIn, Facebook)
  • Gegevens over testen, cursussen en diploma’s, opleidingsgegevens
  • Gegevens over beschikbaarheid en verlof
  • Referenties, referentiedetails, en getuigschriften in het kader van de geschiktheid
  • Werkvergunning nodig of niet
  • Details over jouw huidige salaris, pensioenen en voordeelregelingen;
  • BSN nummer

 

Met wie delen we de persoonsgegevens van medewerkers?
We zullen uw informatie alleen delen met de abonnementhouder/ werkgever.

Rechtsgrond voor het verwerken van gegevens van werknemers.
In een contractuele overeenkomst met de abonnementhouder hebben we vastgelegd dat de personele data van belang is voor het effectief uitvoeren van de door de abonnementhouders vastgestelde HR procesgang. 

Website-gebruikers

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van website gebruikers?
Wanneer je onze website bezoekt of een mail van ons leest of aanklikt, is het mogelijk dat we bepaalde gegevens automatisch verzamelen, of dat we gegevens verzamelen omdat u ons deze verstrekt. Dat doen we om uw ervaring met onze website te kunnen verbeteren en onze diensten te beheren. Hieronder valt bijvoorbeeld informatie over de wijze waarop u onze website gebruikt, uw IP-adres, de frequentie waarmee u onze website bezoekt, de wijze waarop u door de inhoud van de website bladert, uw browsertype, de locatie vanwaar u onze website bekijkt, de taal waarin u onze website bekijkt en de tijdstippen waarop onze website het populairst is.

Wat zijn cookies en hoe gebruiken wij die?
Cookies zijn kleine (tekst)bestanden die een website op uw computer, tablet of mobiele telefoon plaatst op het moment dat uw de website bezoekt. Ze worden gebruikt om informatie over jouw websitebezoek op te slaan. Met het plaatsen van cookies worden persoonsgegevens verwerkt. Door het gebruik van cookies kan een website u herkennen bij een volgend bezoek aan de website. Dat kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer je niet telkens opnieuw wilt inloggen bij een nieuw bezoek aan de website. Cookies worden door bijna alle websites gebruikt en zijn niet schadelijk voor uw systeem. Onze website maakt gebruik van functionele cookies, die noodzakelijk zijn om de website te laten werken. Indien u wilt controleren welk type cookies u accepteert, dan kunt u dit doen in jouw browserinstellingen. 

Hoe kun je cookies verwijderen?
Indien je geen cookies wenst te ontvangen die niet strikt noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de basisfuncties van onze site, kunt u cookies weigeren door uw browserinstellingen te wijzigen. De meeste webbrowsers zullen cookies accepteren, maar als je liever hebt dat we op deze wijze geen gegevens van u verzamelen, kunt u er in de privacy instellingen van uw browser voor kiezen om alle cookies te accepteren, enkele cookies te accepteren of alle cookies te weigeren. Het afwijzen van alle cookies betekent echter dat het mogelijk is dat je niet van alle functies van onze website kunt profiteren. Elke browser is anders, dus bekijk het “Helpmenu” van uw browser om te zien hoe u uw cookievoorkeuren kunt wijzigen.

Hoe verzamelen wij persoonsgegeven van website gebruikers?

We verzamelen jouw gegevens automatisch via cookies wanneer u onze website bezoekt.

Waarvoor hebben wij de persoonsgegevens van website gebruikers nodig? 

HR-Digitaal verzamelt alleen persoonsgegevens binnen de context van het HR Digitaal platform als uw werkgever ons heeft gecontracteerd als HR dienstverlener op het gebied van niet salaris gerelateerde HR verwerking.

Met wie delen we de persoons gegevens van websitegebruikers?

Wij delen alleen persoonsgegevens indien uw werkgever ons heeft gecontracteerd als niet salaris gerelateerde HR verwerking en de werkgever vraagt om managementinformatie inzake de van u vastgelegde informatie.

Rechtsgrond voor het verwerken van gegevens van websitegebruikers

Als u gebruik maakt van onze website dan doet u dat op basis van instemming met onze gebruiksvoorwaarden die de verhouding tussen uw werkgever, u als gebruiker en ons als aanbieder regelen.

Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?

Het beschermen van uw informatie is belangrijk voor ons. Daarom hebben we de nodige maatregelen getroffen die erop gericht zijn ongeautoriseerde toegang tot en misbruik van uw persoonsgegevens te voorkomen. Wij hebben geborgd dat je gegevens alleen toegankelijk zijn voor medewerkers van uw werkgever of van ons bedrijf waarvoor het noodzakelijk is voor onze dienstverlening die daadwerkelijk toegang tot de informatie nodig hebben. Op onze medewerkers rust ook een geheimhoudingsverplichting ook van uw persoonsgegevens. Deze beveiligingsmaatregelen zijn gebaseerd op ons privacy en securitybeleid en wordt regelmatige geëvalueerd en waar nodig aangepast.

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

De bewaartermijn van data is gebaseerd op de afspraken die met uw werkgever zijn gemaakt.

Hoe krijgt u toegang tot, wijzigt u of trekt u persoonsgegevens die u met ons gedeeld had in?

U hebt ter bescherming van uw persoonsgegevens verschillende wettelijke rechten met betrekking tot deze gegevens. U dient hierover allereerst met uw werkgever in contact te treden.

Om hierover met ons te spreken, vragen wij u contact met ons op te nemen. We doen ons best onverwijld op uw verzoek te reageren. Hou er rekening mee dat we mogelijk een verslag van onze communicatie met u bewaren om ons te helpen mogelijke problemen die u opwerpt op te lossen.

Recht op het intrekken van toestemming

Wanneer we, via uw werkgever, uw toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken voor bepaalde HR gerelateerde activiteiten hebt u het recht op elk gewenst moment uw toestemming in te trekken. U doet dit via uw werkgever.

Verzoek van betrokkene tot toegang tot gegevens

U hebt op elk moment het recht ons te vragen welke informatie we over u bewaren en kunt u ons vragen deze informatie aan te passen of bij te werken. U doet dit via uw werkgever. Als u het ons zou verzoeken kunnen we, alleen,  aan uw verzoek voldoen, of, in aanvulling daarop een van de volgende dingen doen:

  • We zullen u vragen uw identiteit te verifiëren en u vragen om meer informatie over uw verzoek; en
  • Waar we daar wettelijk het recht toe hebben, zouden we uw verzoek kunnen afwijzen. In dat geval zullen we altijd uitleggen waarom we dat doen.

 

Recht op verwijdering

In bepaalde gevallen heb je het recht ons te verzoeken jouw persoonsgegevens te “wissen”. We zullen binnen 30 dagen op uw verzoek reageren (hoewel we in bepaalde gevallen deze periode zouden mogen verlengen) en zullen het alleen met je oneens zijn indien bepaalde beperkende voorwaarden van toepassing zijn. Bijvoorbeeld omdat u nog in dienst bent van de werkgever die bij ons abonnementhouder is voor niet salarisgerelateerde HR dienstverlening. Indien we akkoord gaan met uw verzoek, zullen we uw gegevens verwijderen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Indien de werkgever het wenst, kan deze het recht uitoefenen om uw data van ons aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.

Recht op bezwaar en klacht

Als we uw gegevens verwerken omdat wij dit noodzakelijk achten voor onze gerechtvaardigde belangen, zonder dat er sprake is van toestemming of een uitvoering van een overeenkomst, en u het hier niet mee eens bent, dan hebt u het recht om hiertegen bezwaar te maken. We zullen binnen 30 dagen op uw bezwaar reageren. Ook hebt u, als daarvoor aanleiding bestaat, het recht om een klacht bij ons in te dienen over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens. Wij zullen u dan zo spoedig mogelijk gemotiveerd antwoord geven.

Recht op het indienen van een klacht bij een toezichthoudende autoriteit

Natuurlijk helpen wij u graag verder als je klachten hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heb je op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer details hierover vind je bij de contactdetails hieronder.

Contact details

HR Digitaal is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

Via deze contactgegevens kunt u contact opnemen om:

  • toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens die u ons verstrekt hebt of;
  • deze te wijzigen of in te trekken;
  • het indienen van klachten, of indien uw misbruik of verlies van of ongeautoriseerde toegang tot persoonlijke informatie van u en/of andere personen vermoedt;
  • om uw toestemming voor de verwerking van jouw persoonsgegevens in te trekken (wanneer toestemming de juridische grond is waarop we uw persoonsgegevens verwerken);
  • opmerkingen of suggesties met betrekking tot dit privacy statement.

Onze contactgegevens:

HR Digitaal

Human Resources Management

Industrieweg Zuid 22-1
3958 VX Amerongen

T: (+31) (0)343 461196
E: info@hrdigitaal.nl

 

Wilt u uw voorkeuren voor berichtgeving bijwerken?

Dit kunt u  doen door ons te mailen op info@hrdigitaal.nl

Hoe kunt u contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit in Nederland

Indien u na het maken van bezwaar en/of indienen van een klacht bij HR Digitaal – FARAO HRS niet tevreden bent met de wijze waarop wij uw klacht hebben behandeld, kunt u  op elk moment een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kunt u doen via de website van de autoriteit.

De Autoriteit Persoonsgegevens.

U kunt op de volgende manieren contact opnemen:

  • Telefonisch: 0900 – 2001 201.
  • In de middag is dit een ander telefoonnummer: 088 – 1805 250.
  • Bereikbaar: maandag t/m vrijdag van 9.00 tot 17.00 uur.

Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl

Per post: Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht…

 

Dit is versie 2 van ons privacybeleid, gebaseerd op de AVG.